Je staat volgende maand op een beurs en daar wil je je klanten voor uitnodigen. Een blik in het CRM-systeem leert je dat er zo’n 500 relaties instaan die je zou kunnen uitnodigen. Je stelt een eenvoudige brief op: “Geachte heer/mevrouw, wij heten u van harte welkom op de beurs. U vindt ons op standnummer… Vol verwachting wacht je op jouw klanten, die je komen bezoeken. Misschien zijn er nog wel nieuwe opdrachten uit te halen. Na drie dagen beurs ga je teleurgesteld naar huis. Je hebt weinig tot geen klanten gezien…
Herken je dit gevoel? Hierboven staat het misschien wat overdreven geschetst, maar dit is wel de manier waarop veel ondernemers hun relaties uitnodigen voor een beurs. Onpersoonlijk en zonder concrete informatie. Dat is jammer want een beurs is juist een mooi moment om aan je bestaande klanten nieuwe producten te presenteren en om op een informele manier de contacten aan te halen.
Grote aantallen, maar toch persoonlijk
En het kan ook anders. Zo was ik in gesprek met MailStreet BV uit Deventer. Zij verzorgen wekelijks persoonlijke uitnodigingen voor veel verschillende beurzen en zien dat persoonlijk uitnodigen wel degelijk loont en de investering waard is. Bart Scholten, accountmanager bij MailStreet: “Wij krijgen dagelijks grote hoeveelheden data uit CRM-systemen toegestuurd. Deze data zetten we om naar persoonlijke uitingen, bijvoorbeeld uitnodigingen. Hierdoor wordt de aanhef van een brief niet ‘Geachte heer/mevrouw’, maar ‘Beste Jan’. Dit is maar een klein voorbeeld van personalisatie, maar het verschil is groot. Mensen zijn geen nummers, maar persoonlijke individuen, die ook zo aangesproken willen worden.”.
Tips voor persoonlijke uitnodigingen
Door meer tijd en aandacht te steken in je beursuitnodigingen verhoog je het resultaat. MailStreet heeft daarvoor een aantal tips uitgeschreven:
1. Personaliseer de aanhef
Richt je uitnodiging aan een persoon en niet aan een groep.
2. Omschrijf goed om wat voor een beurs het gaat en wat uw bedrijf presenteert
Veel ondernemers kampen met tijdsgebrek. Beurzen staan daardoor vaak onderaan de prioriteitenlijstjes. Maak duidelijk om welke beurs het gaat, wat er te zien en te doen is en het belangrijkste; waarom moet men jouw stand bezoeken? Maak het bijvoorbeeld aantrekkelijk door tipjes van de sluier op te lichten, maar niet teveel te verklappen.
3. Gebruik persoonlijke landingspagina’s om relaties aan te laten melden voor de beurs
Persoonlijke landingspagina’s zijn vaak eenvoudige pagina’s waarop men bijvoorbeeld een formulier in kan vullen. Laat je relaties zich hier aanmelden voor de beurs. Lok ze bijvoorbeeld met een leuke beursattentie die ze thuis gestuurd krijgen of op kunnen halen op de beurs. Vermeld de aanmeldlink duidelijk op de uitnodiging.
4. Sluit persoonlijk af
Sluit de laatste alinea af met een persoonlijke uitnodiging en geef aan dat je het leuk zou vinden om de betreffende relatie de hand te schudden op de beurs. Staan meerdere werknemers op de beurs? Probeer dan relaties te koppelen aan deze werknemers. Dit komt nog persoonlijker over en tijdens de beurs weten je relaties bij wie ze moeten zijn.
5. Besteed aandacht aan de vormgeving
Verstuur bijvoorbeeld eens een ander formaat uitnodiging, pas een speciale vouwwijze toe of wees creatief met de opzet van je uitnodiging. Verwerk sowieso de huisstijl in de uitnodiging.
6. Stuur herinneringen
Maak gebruik van de kracht van herhaling. Stuur na een week bijvoorbeeld een herinnering (het liefst per mail) en vermeld daarin nogmaals de aanmeldlink. Het voordeel van e-mail is de eenvoud; men klinkt op de link, vult zijn of haar gegevens in en meld zich eenvoudig aan.