Het afgelopen jaar was ook voor beursorganisatoren geen gemakkelijk jaar. Simpel gezegd was het soms moeilijk om alle meters vloeroppervlakte op de beurs verkocht te krijgen. Want alhoewel de meeste bedrijven nog steeds naar beurzen gingen was de grootte van hun beursstand vaak kleiner als in het verleden. Met als gevolg dat de organisator uiteindelijk met lege plekken bleef zitten.
En omdat dit zowel voor de portemonnee van de beursorganisator als voor het imago van de beurs slecht is worden op het laatste moment vaak nog verwoede pogingen gedaan om deze lege standruimten alsnog verkocht te krijgen. Met als gevolg dat deze lege plekken vaak voor een prikkie worden aangeboden. Soms aan standhouders die al een aangrenzende stand hebben, soms aan potentiële deelnemers met de bedoeling deze met een ogenschijnlijk aantrekkelijke aanbieding alsnog over de streep te trekken.
Last-minute deelnemen aan beurzen, wel of niet doen?
De vraag is natuurlijk of het verstandig is om op het laatste moment alsnog te gaan deelnemen aan de beurs. En of het verstandig is je te laten overhalen om voor een prikkie de “lege plek” op de beursvloer over te nemen.
Nadelen
De beschikbare plekken zijn meestal de minst interessante van de beurs. Logisch want de beste plekken zijn als eerste weg. De plekken die overblijven zijn vaak tussenstands, stands die in een beetje uit de loop liggen of stands met een minder courante afmeting. U begint dus vaak wel met een achterstand.
U moet in no-time zien te beschikken over een goede beursstand. Heeft u uw eigen modulaire of mobiele beursstand (of uw eigen beurswand als het gaat om kleinere stands) dan is dit geen probleem, maar als u die nog moet gaan regelen of nog een standbouwer moet gaan inhuren dan zou u wel eens te weinig tijd kunnen hebben om een goede beurspresentatie voor te bereiden.
Als u wel uw eigen beursstand heeft of als het wel lukt nog een goede beursstand te laten maken, dan heeft u natuurlijk ook minder de tijd om de beurs goed voor te bereiden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het versturen van mailingen, het uitnodigen van relaties, het volgen van beurstrainingen, het bedenken van beursacties, het regelen van beurskleding, beursacteurs, een folderstandaard, gadgets, audio/video etc. etc.
Voordelen
Tegenover dit nadeel staat natuurlijk het financiële voordeel. Afhankelijk van hoe graag de organisator van de standruimte af wil, zal de prijs voor deelname gaan zakken. Alhoewel de meterprijzen sterk variëren per beurs ligt de gemiddelde kale meterprijs in Nederland op zo’n 175-200 euro. Hoe dichter bij de aanvangsdatum van de beurs, hoe goedkoper de ruimte zal worden. In sommige gevallen worden ruimten zelfs gratis weggegeven! Want de organisator heeft de ruimte toch al ingekocht en een lege plek op de beurs betekent toch een beetje gezichtsverlies. Natuurlijk hangt dit wel van de beurs zelf af. Sommige beurzen zijn elk jaar helemaal vol. Daar is een “last-minute deal” dan ook niet haalbaar en moet u soms zelf blij zijn als u nog kunt meedoen.
Uw eigen beursstand?
Beurzen zullen voor de meeste bedrijven onderdeel uitmaken van hun marketingplan en daarbij speelt de investering t.o.v. de te verwachten resultaten dus zeker een rol. Als die investering dus ineens een stuk lager uitvalt doordat de meterprijs ineens veel aantrekkelijker wordt dan zou dit de financiële drempel om deel te nemen aan beurzen wel eens een stuk kleiner kunnen maken. Zeker als u beschikt over uw eigen beursstand die u zelf kunt (laten) opzetten. Want daarmee zouden de totale beurskosten van deze niet-geplande beurs wel eens erg laag kunnen uitpakken. Heeft u zo’n beursstand niet en moet u last-minute nog een beursstand aanschaffen of laten bouwen dan is uw financiële voordeel relatief kleiner of kan zelfs geheel wegvallen.
Conclusie
Last minute deelnemen aan beurzen kan zeker interessant zijn, zeker als u beschikt over uw eigen beursstand zodat u snel kunt “schakelen”. Bedenk echter wel dat u al meteen begint met een achterstand, zeker als u minder ervaring heeft in het deelnemen aan beurzen. Heeft u die ervaring wel en heeft u naast uw eigen beursstand ook nog eens draaiboek klaar liggen welke garant staat voor een goede voorbereiding en uitvoering dan kan het zeker interessant zijn om in te gaan op de last-minute aanbieding van de organisator.