Er zijn talloze beurzen in binnen- en buitenland. Hoe bepaal je welke vakbeurs het beste past bij jouw bedrijf? Dit stappenplan helpt je.
Vakbeurzen zijn er in alle soorten en maten. Vak klein en lokaal tot massaal en internationaal. Wil je aan een vakbeurs deelnemen, kies dan niet de eerste de beste. Een verkeerde keuze kost namelijk veel tijd en geld. Aan de hand van deze stappen maak je de juiste keuze.
Stap 1. Bepaal je doelen voor de vakbeurs
De keuze voor een vakbeurs begint bij het bepalen van je doelen. Met welk doel neem je deel aan de beurs? Wil je een product lanceren, je naamsbekendheid vergroten, of vooral direct verkopen? En wat is je doelgroep: bedrijven, consumenten of beiden? Het heeft consequenties voor je selectie.
Denk vooraf goed na over je doelen en spiegel deze aan potentiële beurzen. Deelnemen aan een vakbeurs vergt een flinke investering en je wilt er het maximale uithalen.
Stap 2. Breng geschikte vakbeurzen in kaart
Na het bepalen van doelen kun je interessante beurzen inventariseren. Maak een lijst van relevante events en noteer zoveel mogelijk details. Denk daarbij aan bezoekersaantallen, standhouders, de doelgroep van de beurs, promo-activiteiten enzovoorts.
Vraag ook aan je klanten welke beurzen zij bezoeken en bekijk de data van verschillende evenementen. Mogelijk overlappen ze elkaar en dat is nadelig voor de bezoekersaantallen.
Tip. Beursorganisators zijn niet altijd transparant over bezoekersaantallen. Zo tellen ze standhouders soms mee. Wees hier op bedacht en vraag of de cijfers onafhankelijk getoetst zijn. Benader eventueel eerdere standhouders en Google naar ervaringen.
Stap 3. Bezoek de vakbeurs zelf
Bezoek – als het kan – regelmatig beurzen waar je overweegt te exposeren. Dit geeft een beter beeld dan brochures. Neem een lijst met criteria mee en beoordeel of het evenement eraan voldoet.
Beoordeel allereerst de locatie. Kijk onder andere kritisch naar de zaalindeling, beschikbare faciliteiten, looproutes etc. Deze informatie staat ook in de brochure, maar in het echt kijk je er anders naar.
Kijk daarnaast naar het hoofd- en bijprogramma. Welke activiteiten vinden er plaats en hoe is de publieke belangstelling?
Een dag researchen is stukken goedkoper dan deelnemen aan een teleurstellende beurs. Neem hier de tijd voor, zodat je de volgende keer echt weet waar je voor kiest.
Stap 4. Kijk naar aanvullende promotiemogelijkheden
Veel beurzen hebben een aanvullend programma. Denk daarbij aan demonstraties, seminars en expertpanels. Ook kun je vaak partner worden en een prominente plek in de beurscatalogus reserveren.
Informeer naar de mogelijkheden en prijzen van deze extra activiteiten. Ze verschillen sterk per beurs.
Stap 5. Reserveer voldoende tijd en maak een planning
Met de keuze voor een geschikte vakbeurs ben je er nog niet. Je moet misschien een nieuwe beursstandbestellen of laten aanpassen, deze ter plekke opbouwen en afbreken en na afloop leads op volgen. Dit duurt altijd langer dan verwacht.
Begin bijtijds met de voorbereidingen en reserveer voldoende tijd. Helemaal als je deelneemt aan meerdere vakbeurzen, die dicht op elkaar zitten. Houd daarnaast je budget goed in de gaten. Tijd is geld en je kunt het maar een keer uitgeven.
Stap 6. Bepaal hoeveel risico je wilt lopen
Er worden regelmatig nieuwe beurzen georganiseerd. Een garantie voor het succes is dit niet, want elke nieuwe beurs brengt risico’s met zich mee. Het evenement heeft zich nog niet bewezen en evenmin een publiek opgebouwd.
Het voordeel van een nieuwe beurs is dat je vaak voordeliger kunt deelnemen. Durf je de gok aan, of ga je voor zeker? Laat je sowieso altijd uitgebreid voorlichten door de beursorganisator.
Stap 7. Gebruik je standruimte optimaal
Kijk bij het bepalen van een geschikte vakbeurs tot slot naar de beschikbare ruimte. Je hebt voldoende oppervlakte nodig voor je beursstand en wilt niet te dicht op elkaar staan.
Bepaal vooraf waar je wilt staan en wat je wilt bereiken. Voor 1-op-1-gesprekken is een rustig plekje geschikt, terwijl demonstraties juist de volle aandacht vragen.
Houd bij het bepalen van de beste plaats verder rekening met concurrenten, horeca, plafondhoogte, daglicht enzovoorts. Heb je de beurs ooit bezocht, dan is dit een voordeel. Je hebt de mogelijkheden met eigen ogen gezien.
Voor welke vakbeurs kies je? Neem de tijd voor je keuze
Je hebt veel invloed op het succes van je volgende beursdeelname. Dit begint bij het kiezen van de juiste beurs. Neem hier de tijd voor en laat je niet verleiden door mooie brochures en gladde verkopers.
Bepaal vooraf welke bedrijfsdoelen je wilt realiseren en kies hier de beste vakbeurzen bij. Houd rekening met financiële en praktische aspecten en bezoek regelmatig evenementen. Zo weet je precies wat er mogelijk is en maak je een weloverwogen keuze.