Deelnemen met een beursstand aan beurzen in Duitsland

Duitsland is ons grote buurland en alleen daarom al geografisch goed bereikbaar. En als het gaat om het organiseren van beurzen doen de Duitsers goed mee. Wat heet, wie al eens in Duitsland op enkele beurzen rondliep weet dat ‘Messen” in Duitsland zo’n beetje zijn uitgevonden.

Nederlandse bedrijven met exportaspiraties zullen dan ook al snel aan Duitsland denken als ze  hun markt willen vergroten en nieuwe contacten willen aanboren (de Duitse markt is toch zo’n 4x groter als de Nederlandse). En beurzen zijn daarvoor natuurlijk een perfect instrument.

Verschillen tussen Duitsland en Nederland

Zijn er grote verschillen als het gaat om het deelnemen aan beurzen in Duitsland t.a.v. Nederland? Mijn ervaring is dat dit meevalt alhoewel er zeker verschillen zijn. Verschillen die voor een groot gedeelte zijn toe te schrijven aan de cultuurverschillen tussen Duitsers en Nederlanders.

Omdat mijn bedrijf deel uit maakt van een grote internationale groep met ook vestigingen in Duitsland heb ik behoorlijk wat ervaring met Duitsers. Zowel als het gaat om deelnemen aan beurzen als om het zakendoen in het algemeen. Ik moet zeggen dat mijn ervaringen met Duitsers overwegend positief zijn. Met Duitsers kun je gewoon prima zaken doen. Als u van plan bent in Duitsland te gaan deelnemen aan beurzen is het echter wel verstandig rekening te houden met enkele zaken:

Je kunt ons vertrouwen!

Ik garandeer je een stressvrije
Beurs in Amsterdam

Hier vind je ideeën voor je beursstand in Amsterdam

Duitsers zijn formeel

Duitsers zijn (veel) formeler als Nederlanders. Hou daar dus rekening mee en spreek uw relaties altijd aan met Sie, Frau en Herr. Spreek een relatie nooit met “du” aan, want dat is echt not-done. Voordat relaties elkaar met “du” aanspreken gaat hier eerst een “per du” ritueel aan vooraf. Het initiatief hiertoe kunt u het beste overlaten aan uw relatie. Hou het formeel en vergeet ons typische Nederlandse joviale gedrag beter op beurzen en bij het zakendoen in Duitsland.  Ook aan titels wordt veel meer waarde gehecht dan bij ons “nuchtere” Hollanders, zeker bij de iets oudere garde.

Taal?

Wij Nederlanders vinden over het algemeen dat we goed Duits spreken. Dit blijkt in de praktijk echter nogal eens tegen te vallen. Als u niet helemaal van uw eigen Duits overtuigd bent is het misschien verstandiger om Engels te spreken met uw relaties. De meeste Duitsers spreken redelijk goed Engels, zei het met een onmiskenbaar Duits accent (maar dat geldt voor Nederlanders net zo heb ik me door Engelsen laten vertellen…). Als u wel goed Duits spreekt, dan is het zeker een pluspunt.

Bureaucratie

Duitsers zijn bureaucratischer als wij. Dat heeft als nadeel dat er aan uw beursdeelname meer papierwerk vooraf gaat. Ook zijn Duitsers strenger op deadlines en andere regels en formaliteiten, dus hou daar rekening mee. Maar ook op de beurs zelf, bijvoorbeeld tijdens het opbouwen van uw beursstand, is er minder te “regelen” als in Nederland. De regels worden gewoon strenger nageleefd, ook omdat medewerkers van de beurs zelf minder snel beslissingen durven te nemen of mogen nemen. Daar waar u in Nederland vaak nog wel een beetje kan “sjoemelen” lukt dat in Duitsland niet of nauwelijks. Zorg dus gewoon dat u uw huiswerk heeft gedaan. Betaal op tijd en vraag op tijd uw voorzieningen aan etc. etc.  Het voordeel van het feit dat Duitsers bureaucratischer en formeler zijn is wel dat uw zaken meestal goed geregeld zijn en u maar zelden voor verrassingen komt te staan.

Hotels

En regel op tijd uw hotelovernachtingen! Hotelovernachtingen in Duitsland tijdens beurzen zijn zeer lastig te vinden en extreem duur, zeker in de nabeiheid van de beurshal.  Daar waar een hotelkamer normaal gezien misschien 125 euro zou kosten, kost diezelfde kamer tijdens de beursdagen ineens zomaar 250 euro. Sterk staaltje van prijsdiscriminatie…  Op tijd kijken, vergelijken en regelen kan u dus een boel geld besparen. Wie niet teveel wil betalen voor zijn hotelkamer kan er ook voor kiezen buiten de stad waar de beurs wordt gehouden een kamer te zoeken en boeken. Dat scheelt meestal aanzienlijk, al bent u dan natuurlijk wel meer tijd kwijt van en naar de beurs. Op sites als www.booking.com of www.expedia.nl kunt u snel en overzichtelijk kijken en vergelijken.​​​​​​​

Communicatie van uw beursstand

Wat voor de Nederlandse beurzen geldt, geldt ook voor de Duitse beurzen. Maak een bezoeker met uw beursstand in enkele seconden duidelijk wie u bent en wat u te bieden heeft. Meer nog wel misschien als in Nederland, want de beurzen in Duitsland zijn vaak zo enorm groot dat een bezoeker echt niet “nog een rondje” maakt. In veel gevallen zullen inkopers en beursbezoekers op voorhand al een keuze hebben gemaakt in de bedrijven die ze willen bekijken of bezoeken. Om een voorbeeld te geven, volgende maand sta ik met mijn organisatie op Euroshop in Düsseldorf. En die beurs beslaat dus gewoon 17 grote beurshallen…
Goed communiceren met uw beursstand is dan ook extreem belangrijk, want bezoekers die een “dagje beurs doen” hebben maar weinig tijd. En lopen dus gewoon door, als uw beursstand niet meteen een “klik” maakt.

Welke opties heeft u voor uw beursstand?

Als u gaat deelnemen aan een beurs in Duitsland heeft u principe de volgende keuze:

• U kiest een standbouwer in Nederland die uw beursstand bouwt
• U kiest een standbouwer in Duitsland die uw beursstand bouwt
• U neemt uw eigen (mobiele) beursstand mee en bouwt die zelf op.

Omdat de afstanden vanuit Nederland niet zo groot zijn (alhoewel het er natuurlijk een beetje van afhangt waar in Duitsland u aan een beurs gaat deelnemen) zullen maar weinig bedrijven ervoor kiezen om in Duitsland een standbouwer te zoeken. De communicatie is vaak toch net wat lastiger en de voordelen (kosten van het transport van de stand) zijn beperkt. Veel Nederlandse standbouwers zijn bovendien goed thuis in de “Messen” in Duitsland.

Uw eigen mobiele beursstand

Als u beschikt over uw eigen mobiele beurswand of modulaire beursstand dan kunt u die meestal perfect zelf opbouwen. Afhankelijk van de grootte past deze in een ruime personenauto (zeker bij beurswanden of kleinere modulaire stands) of een bestelbus. In dat geval huurt u alleen de ruimte, het tapijt en de verdere voorzieningen die u nodig heeft. Door zelf te investeren in een eigen modulaire beursstand kunt u zo veel geld  besparen en tevens veel tijd besparen als het gaat om de voorbereiding van de beurs. Dit omdat u uw eigen kant-en klare stand al klaar voor gebruik heeft. Gebruikt u uw beurswand of (modulaire) beursstand normaliter in Nederland dan zult u misschien een gedeelte van de communicatie ervan (de panelen of geprinte doeken) willen aanpassen voor de Duitse markt. Maar dat is een kleine moeite (en veel goedkoper) in vergelijking met het organiseren van een eenmalig gebouwde beursstand.

Als u bovenstaande zaken in de gaten houdt, kan er weinig mis gaan met uw beursdeelname in Duitsland. Succes!