Deelnemen aan een vakbeurs biedt geen enkele garantie op succes. Maar je hebt er zelf wel invloed op. Verzeker je daarom van een goede beursdeelname, met deze 7 waardevolle inzichten.
Alles in het leven leer je met vallen en opstaan, en bij beursdeelnames is dit niet anders. De eerste keer ben je misschien nog wat te bescheiden, komt je aanbod niet helemaal uit de verf of had je misschien een grotere beursstand moeten kiezen.
Maar ook als je al jaren op vakbeurzen staat en alle fouten al eens hebt gemaakt valt er nog genoeg te verbeteren. Je raakt tenslotte nooit uitgeleerd. Daarom geven we je in dit artikel 7 waardevolle inzichten voor een goede beursdeelname.
1. Goede beursdeelname? Aanwezig zijn is niet genoeg
Deelnemen aan een vakbeurs is niet goedkoop. Zo moet je o.a. de standruimte huren, een beursstand kopen of huren en budget reserveren voor marketing- en promotiematerialen.
Heb je je eenmaal aangemeld voor de vakbeurs, dan ben je er nog niet. Je betaalt namelijk uitsluitend voor toegang tot de beursvloer en hebt geen enkele garantie op succes. Daar moet je toch echt zelf voor zorgen en dat betekent in de praktijk hard werken. Bereid je daarom goed voor op elke beurs en begin op tijd met de voorbereidingen. Kijk daarin kritisch naar:
- Het soort beurs en zijn bezoekers
- De boodschap die je wilt uitdragen en de wijze waarop
- De samenstelling van je beurscrew
- Acties en promoties, tijdens en voorafgaand de beurs
- Een leadregistratie-systeem (ziek ook punt 6)
- Een goede voorbereiding is het halve werk.
2. Niks dagje uit, een vakbeurs is vooral hard werken
Een dagje deelnemen aan een vakbeurs klinkt misschien als een schoolreisje, maar de praktijk leert anders. Een goede beursdeelname is vooral een kwestie van heel hard werken in vaak stressvolle situaties, waarbij de onderlinge irritaties kunnen oplopen.
Wees je hiervan bewust en onderschat het niet, want succesvol beurzen draaien is net topsport. Kom daarom goed voorbereid aan de start, ga recht op je doel af en neem zo nu en dan een noodzakelijke time-out, om je strategie bij te stellen.
3. Communiceer niet teveel boodschappen
Als je gepassioneerd op een vakbeurs staat, loop je waarschijnlijk over van het enthousiasme. Daar is niets mis mee, zolang het je verkoopverhaal maar niet in de weg zit. Vertel bezoekers daarom niet alles wat je weet, maar concentreer je op het belangrijkste. Wat wil je dat bezoekers écht onthouden?
Verplaats je vooraf ook goed in de beursbezoekers. Waar zijn ze naar op zoek, welke problemen ervaren ze in hun werk en hoe lost jouw product of dienst ze voor ze op? Als je dat verhaal duidelijk vertelt en je overtuigt de bezoeker in de weinige tijd die je hebt, dan maak je een blijvende indruk.
Een duidelijk verhaal communiceren geldt ook voor je beursstand. Maak er geen kermis van met teveel verschillende boodschappen en graphics, maar kies de belangrijkste en communiceer die zo effectief mogelijk. Pas dan val je op.
4. Maak een strakke planning (en hou je eraan)
Een nieuwe beursstand laten ontwikkelen en opvallende beursactiviteiten bedenken is leuk om te doen. Bij een goede beursdeelname horen echter ook minder leuke klussen. Begin daarom bijtijds aan je voorbereidingen en maak een realistische planning. En nog belangrijker: houd je eraan!
Ruim in je planning ruimschoots tijd in voor de minder leuke klussen, die toch gedaan moeten worden. Een goed voorbeeld is het nabellen van leads na afloop van de beurs, die misschien niet op je zitten te wachten. Dat is dan even niet anders, maar het hoort er wel bij.
5. Bereid je beurscrew goed voor
Ook al heb je nog zo’n opvallende beursstand, als de medewerkers die erin staan niet vlammen wordt het geen succes. Voor een beursdeelname heb je een crewleden nodig die gedreven zijn, weten wat je verkoopt en dit zo weten uit te leggen dat toevallige passanten klanten worden. Gelukkig kun je ze hierbij helpen.
Zorg voor voldoende training voor je beurscrew of jezelf. Wees ook niet bang om toe te geven dat je het eng vindt om op vreemden af te stappen, en neem die angst weg door oefeningen. Oefen ook op gespreksvoering en non-verbale communicatie en verbeter jezelf voortdurend als standmedewerker.
Lees ook deze interessante artikelen over dit onderwerp:
Beter beursgesprek? Volg deze simpele strategie;
http://www.expodisplayservice.nl/beursdeelname-tips/strategie-voor-een-beursgesprek/
75 onmisbare tips voor meer leads op een vakbeurs:
http://www.beursstand.nl/75-onmisbare-tips-voor-meer-leads-op-een-vakbeurs/
5 Super effectieve standbemanning tips:
http://www.expodisplayservice.nl/beursdeelname-tips/5-super-effectieve-standbemanning-tips/
6. Budgeteer realistisch
Een veelgemaakte fout bij vakbeurzen is te rooskleurig budgetteren. Je vergeet bijvoorbeeld de aanvullende kosten voor transport, overnachting of elektriciteit. Of je wacht zolang met het reserveren van een voordelige huurbus, dat deze niet meer beschikbaar is en je aangewezen bent op een duurdere variant.
Voor het opstellen van een realistisch budget heb je tijd nodig. Lees de voorwaarden van de beursorganisatie vooraf goed door en let extra op mogelijk bijkomende kosten. Schat te investeren bedragen en tijd ook liever ruim in, want in de praktijk valt het altijd tegen.
7. Gebruik ‘leadcards’ en bespaar tijd
Wie was die vrouw ook alweer, waar je voor de lunch zo prettig mee praatte? En voor welk bedrijf werkte ze eigenlijk? Probeer daar maar eens achter te komen als je tientallen mensen op een dag spreekt en geen visitekaartjes heb uitgewisseld.
Wil je contactgegevens overzichtelijk in kaart brengen, dan is een ‘leadcard’ ideaal. Hierop vermeld je kort en bondig de contactgegevens van een gesprekspartner, de organisatie waar hij of zij voor werkt en andere relevante gegevens, zoals de mate van interesse in jouw product of dienst. Dit maakt het makkelijk om na de beurs gericht contact te zoeken met potentiële klanten, en gedane toezeggingen na te komen. Als je even googled vind je genoeg voorbeelden van leadcards, maar zelf één samenstellen kan natuurlijk net zo goed.
Een goede beursdeelname heb je zelf in de hand
Sta je binnenkort op een vakbeurs en wil je er een succes van maken? Dan heb je dat zelf in de hand. Dat begint bij de voorbereiding, waarin je duidelijke keuzes moet maken over je doelgroep en de boodschap die je wilt uitdragen. Ook op het gebied van training van je crew, budgettering en het registreren van leads valt er veel winst te behalen.
Zit de vakbeurs er eenmaal op, dan is het werk nog niet gedaan. Reserveer voldoende tijd voor het opvolgen en pluk de vruchten van je inspanningen. Met hard werken, een duidelijke strategie en de tips en inzichten uit dit artikel wordt elke beursdeelname een groot succes.